ProSoft Kompetenzen

Unser Newsletter vom 09.05.2017

NEUE KOMPETENZ BEI PROSOFT: MailStore Server

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Warum E-Mail-Archivierung?

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren.
Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.

Bietet MailStore Sicherheit und verfolgt aktuelle Gesetzgebungen?

MailStore Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert.
Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen.
Des Weiteren erfüllt MailStore die neuen GoBD, denn bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet.
Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.

  • Vollständigkeit der Archivierung
  • Originalgetreue Archivierung
  • Manipulationssichere Speicherung
  • Aufbewahrungsfristen
  • Auditor-Zugriff
  • u.a.

Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?

Mit MailStore Server können Sie Ihre E-Mails archivieren, ganz gleich, in welchem E-Mail-System diese gespeichert sind. Bei der Archivierung werden keine Änderungen an Ihrem E-Mail-System durchgeführt und Sie benötigen keinen administrativen Zugriff.
Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen.
Anwender können über ein komfortables Add-in für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen, welches sich nahtlos in ihre gewohnte Arbeitsumgebung integriert.

Steigerung der Produktivität:

  • Schnelle Volltextsuche
  • One-Click-Restore
  • Sichere HTML-Vorschau

Vorteile der E-Mail-Archivierung mit MailStore:

  • Rechtliche Anforderungen erfüllen
  • E-Mails als Beweis nutzen
  • 100% vollständige Archivierung
  • Unabhängigkeit von den Anwendern
  • Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server
  • Bis zu 70% Speicherplatz einsparen
  • Integrierte Speichertechnologie
  • Backup- und Restore-Zeiten verkürzen
  • Verfügbarkeit im Schadensfall
  • uvm.


Gern unterstützen wir Sie bei der Planung und Einrichtung Ihrer E-Mail-Archivierungslösung.
Benötigen Sie weitere technische Details oder weitere Informationen?
Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie noch heute Ihren persönlichen Ansprechpartner im Innen- oder Außendienst.

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